エクセルとIT化

2002年4月6日

 「エクセル」が中小企業のIT化の足を引っ張る

2002/03/27 日経BP社 SmallBiz コラム 近藤昇 「こうして起こせ、社内情報革命」 より転載。

 「中小企業のIT活用の現場で最も利用されている定番ソフトと言えば、マイクロソフト社のエクセルである。これには、ITの専門家でなくても異論はないだろう。実は、中小企業のIT活用を失敗に導いているのも、やはりエクセルだと言ったら、読者の皆さんは驚かれるだろうか。

 エクセルは言うまでもなく、表計算ソフトである。最近ではデータベース機能まで完備しているので、本格的に使いこなせば、顧客管理、販売管理、給与管理などの簡易システムとして運用することも可能だ。使い手の能力が高ければ、これほど投資の対費用効果が高いソフトも珍しい。中小企業の現場では、どの会社にもエクセル好きが1人や2人はいる。そうした人が社内のIT担当者として独力で勉強し、エクセルを高度に使いこなしているケースには、ごくまれにお目にかかる。だが、残念ながら「チーム」としてエクセルを有効に活用している事例は、私のこれまでの経験では皆無だった。

 エクセルの“被害”にあった建設会社の事例をご紹介しよう。社長がIT化ブームに乗って社内の業務の効率化、合理化を目標に掲げ、管理系の社員20名に一人一台パソコンを与えてLAN接続にした。もちろん、目的は業務の効率化によるコスト削減だ。今までの手書き作業や集計作業を効率化して、作業時間の短縮や文書の共有化につなげようというわけだ。

 ところが、結果として、この会社の生産性は逆に低下した。簡単に整理してみると、失敗の経緯はこうだ。まずは、よくあるお決まりのパターンだが、外部講師を招いて全員にエクセルを習得させた。ここまではよかったのだが、この先がいけない。社長がこういう指示を社員に出してしまったのだ。「君たちはエクセルの操作はできるようになったのだから、後は個人個人の判断でエクセルシートを活用しなさい。そして、いままでの仕事の無駄を省いて、業務時間を短縮しなさい」…と。

 一見、正しい指示のように思える。実際、中小企業のIT活用の現場では、こういう指示は別段珍しくもないだろう。ところが、半年ほど経ってみると、一向に残業時間が減らない。それどころか、むしろ増えている。社長は、慌てて現場を精査してびっくり仰天。似たようなエクセルシートの山が各自のパソコンに“秘匿”されていた。つまり、半年もの間、何人もの社員が同じような集計表を一生懸命作成して、上司に提出していたのだ。」


 これに似たケースで、オフコンから印刷されたデータを見て、何人もの人が似たような実績表を作っていました。営業はお客様と接することが仕事であり、資料を作成することが仕事ではないということで、実績照会や実績表をプログラムで作成しました。同時にエクセルのデータベースを使い、プログラムで出来ない分析もされております。

 一方で、エクセルの表を業務用として立派に活用しているケースもあります。このエクセルデータと業務システムをつなぐことで、更に効率を高めようというシステムに取り組む予定です。

★上記ほどの文章を書くことが出来ませんでしたので、そのまま転載させていただきました。この連載は、会員登録が必要ですが、関連リンクでご覧になれます。

関連リンク: 成長する企業のIT支援サイト「Small biz」、